De naamloze vennootschap DIGIT 89, handelend onder de commerciële naam Clearzi, met maatschappelijke zetel te Square des Martyrs 1, 6000 Charleroi, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0775.289.227, hecht veel belang aan de bescherming van de persoonsgegevens van de gebruikers van haar internetplatform dat een innovatieve financieringsoplossing aanbiedt aan in aanmerking komende debiteuren en leveranciers, alsook, meer algemeen, aan die van haar partners en contacten.
Overeenkomstig de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming nr. 2016/679 (“AVG”) treedt DIGIT 89, handelend onder de commerciële naam Clearzi (hierna “Clearzi”), op als autonome verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij in het kader van haar activiteiten verzamelt en verwerkt.
1. Over welke gegevens gaat het?
De persoonsgegevens die door Clearzi worden verzameld en verwerkt, kunnen naargelang het geval variëren en omvatten onder meer, maar niet uitsluitend, naam, voornaam, beroep/functie, (elektronische) contactgegevens, afbeeldingen, cookies, gegevens met betrekking tot de verbinding met en het raadplegen van het internetplatform (zoals toegangscodes), met inbegrip van, in voorkomend geval, gegevens betreffende het beheer van eventuele geschillen.
Meestal zijn deze gegevens rechtstreeks afkomstig van de betrokken personen, hetzij via de desbetreffende formulieren voor de voorafgaande en verplichte registratie als in aanmerking komende leverancier of debiteur, hetzij via andere gebruikte (elektronische) communicatiemiddelen.
Bepaalde gegevens over leveranciers worden vooraf door de debiteuren verstrekt zodat Clearzi hun haar financieringsoplossing kan aanbieden.
2. Voor welke doeleinden?
De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om Clearzi, naargelang het geval, in staat te stellen:
- (i) gevolg te geven aan de contact- en/of registratieverzoeken die zij ontvangt;
- (ii) de nieuwsbrief en/of andere informatie over de activiteiten van Clearzi te versturen;
- (iii) de activiteiten van Clearzi en/of haar partners te promoten;
- (iv) statistische analyses uit te voeren;
- (v) de overeenkomst uit te voeren waarbij de betrokken debiteur of leverancier partij is en/of precontractuele maatregelen te nemen op diens verzoek, en meer in het bijzonder het beheer te verzekeren van de financieringsoplossingen die via het internetplatform worden aangeboden, de facturatie en eventuele invordering ervan, en tegemoet te komen aan de gerechtvaardigde behoeften van haar financiële partner, met name in het kader van de bestrijding van het witwassen van geld.
In dat geval worden de betrokken gegevens bewaard gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst en gedurende de toepasselijke wettelijke bewaar- en verjaringstermijnen, met name op boekhoudkundig en fiscaal vlak en inzake de voorkoming van het witwassen van geld.
Indien deze persoonsgegevens niet beschikbaar zijn, is Clearzi mogelijk niet in staat om alle of een deel van de hierboven vermelde doeleinden te verwezenlijken.
Persoonsgegevens worden slechts bewaard gedurende de periode die noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij werden verzameld en verwerkt, onder voorbehoud van de bewaartermijnen die worden opgelegd door de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen.
De verwerking van deze gegevens is derhalve, naargelang het geval, gebaseerd op de uitvoering van de betrokken overeenkomst, de naleving van toepasselijke wettelijke verplichtingen, de toestemming van de betrokkene en/of de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Clearzi of een derde.
Wat meer in het bijzonder de debiteuren en leveranciers betreft die in aanmerking komen voor het financieringsplatform, kunnen de verwerkingen en gegevens, alsook de overeenkomstige rechtsgronden, als volgt worden opgesplitst:
(a) Registratie op het platform: Clearzi verzamelt de naam, voornaam, gebruikersnaam, (elektronische) contactgegevens, adres, nationaliteit, geboortedatum en geboorteplaats van de betrokken gebruikers, alsook een kopie van de identiteitsdocumenten die noodzakelijk zijn voor de naleving van de toepasselijke verplichtingen inzake de voorkoming van het witwassen van geld, zoals een kopie van de identiteitsdocumenten van de uiteindelijke begunstigden en hun lasthebbers.
Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de registratie en identificatie van de betrokken debiteuren en leveranciers en worden duidelijk aangeduid op de desbetreffende registratiepagina. Deze gegevensverwerking vindt plaats op grond van artikel 6.1, b) (uitvoering van de overeenkomst) en, indien van toepassing, artikel 6.1, c) (naleving van een wettelijke verplichting) van de AVG.
(b) Beheer van facturen: Clearzi verzamelt en verstrekt aan de betrokken partners de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het opstellen, beheren en innen van de betrokken facturen. Deze gegevensverwerking vindt met name plaats op grond van artikel 6.1, b) (uitvoering van de overeenkomst) en, indien van toepassing, artikel 6.1, c) (naleving van een wettelijke verplichting) van de AVG.
(c) Statistieken en marketingactiviteiten: gegevens over het gebruik van het internetplatform kunnen voor statistische doeleinden worden verwerkt om Clearzi in staat te stellen het gebruik van het platform en haar financieringsoplossing door haar gebruikers te bestuderen en te begrijpen. Deze verwerking vindt plaats op grond van artikel 6.1, f) (gerechtvaardigde belangen) van de AVG.
Marketingactiviteiten worden uitgevoerd overeenkomstig de toepasselijke rechtsgronden en betrokkenen kunnen zich te allen tijde verzetten tegen het gebruik van hun persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden.
3. Over welke rechten beschikken de betrokken natuurlijke personen?
Elke betrokken natuurlijke persoon kan kosteloos zijn of haar wettelijke rechten op inzage en rectificatie uitoefenen. Wanneer aan de voorwaarden van de AVG is voldaan, kan hij of zij eveneens verzoeken om wissing van de persoonsgegevens of beperking van de verwerking ervan.
Evenzo kan de betrokkene bezwaar maken tegen de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens wanneer de verwerking gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang en, te allen tijde, wanneer zijn of haar gegevens worden gebruikt voor directmarketingdoeleinden.
Wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming, kan de betrokkene deze toestemming te allen tijde intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
Ten slotte kan de betrokkene in bepaalde gevallen de persoonsgegevens die hij of zij aan Clearzi heeft verstrekt, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze gegevens overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Om een van deze rechten uit te oefenen, kan een verzoek aan Clearzi worden gericht per post naar het adres van haar maatschappelijke zetel of per e-mail naar compliance@clearzi.com. Clearzi kan de nodige informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren indien er redelijke twijfel bestaat over diens identiteit.
Ten slotte heeft elke betrokken natuurlijke persoon het recht om, indien van toepassing, een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
4. Aan wie kunnen deze gegevens worden doorgegeven?
De persoonsgegevens worden, naargelang het geval, meegedeeld:
- (i) aan de betrokken personen zelf;
- (ii) aan de partners van Clearzi in de gevallen die aan de betrokken personen zijn meegedeeld, met name om de financieringsoplossing tussen de betrokken debiteuren en leveranciers op te volgen, met inbegrip van de betrokken financiële partner(s) en kredietverzekeraar(s), uitsluitend voor zover noodzakelijk en onder passende verbintenissen inzake vertrouwelijkheid en gegevensbescherming;
- (iii) aan de betrokken partners in geval van fusie, overdracht, overname of enige andere gebeurtenis van soortgelijke aard;
- (iv) aan overheids-, fiscale en sociale administraties of andere bevoegde autoriteiten, voor zover noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Clearzi van toepassing zijn; en
- (v) aan verwerkers en andere professionele dienstverleners van Clearzi, zoals haar IT-dienstverleners, voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun respectieve opdrachten en onder voorbehoud van passende contractuele waarborgen.
5. Waar en hoe worden deze gegevens bewaard?
In het algemeen worden de betrokken gegevens niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”).
Indien bepaalde gegevens zouden worden doorgegeven naar een land buiten de EER, ziet Clearzi erop toe dat deze doorgifte gebeurt overeenkomstig de vereisten van de AVG en, waar nodig, op basis van passende waarborgen.
Betrokkenen kunnen contact opnemen met Clearzi om meer informatie te verkrijgen over de waarborgen die op dergelijke doorgiften van toepassing zijn.
Clearzi treft in ieder geval passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde bekendmaking of ongeoorloofde toegang.
Dit betekent met name dat de door Clearzi gebruikte informaticasystemen beschikken over passende back-up-, filter- en beveiligingsmaatregelen en dat haar medewerkers bewust worden gemaakt van de risico's die verband houden met gegevensinbreuken en de verwerking van persoonsgegevens. De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen die daartoe in het kader van de uitvoering van hun taken gemachtigd zijn.